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编号:建议45227号
建议主题:关于我国行政文书传阅体系的思考
建议类别:综合类
建议人: 我很好奇 政治面貌:群众
提交时间:2017-12-14 13:23:20
内容:这是我最近才开始思考的问题。

我国的行政文书传阅制度是在特殊的历史条件下形成的。因为行政地域广泛导致的行政层级多,为了保证高层的指令完整的传达至基层,因此,才出现了一套适合我国条件的文件传阅制度。由于,涉及到全国范围的行政文件的传阅流程过于复杂,所以本文暂仅针对国有企业的范围来讨论文书传阅体系的思考。

现有的文书传阅体系,承接于旧有的政府行政指令主导型国企时代,当时因为通讯技术条件所限,在没有传真(不过文件是从来不用传真传达的)、电子邮件和OA办公内网的时代,纸质版本红头文件的人工传递就是唯一的手段。

当时,每个事业管理局(现在的某某集团有限公司)和下属的企业中都会有一个专门负责转递文件的职务:通信员。具体流程就是,先由事业管理局的交通员从上级市政府部门取得红头文件带回,并交与本局的综合办公室;再由,综合办公室再对该文件进行编号、建档、领导及相关部门传阅;然后,在以该管理局相关专业部门的名义,向下属单位发文传达。

下属单位还是由通信员到事业管理局接收文件并带回本企业;由本企业综合办公室编号、建档、领导及相关部门传阅;有必要的时候再以本公司的名义编制相应的红头文件,再次向下传达。

这里,综合办公室就是重要的文书传阅职能部门!那如何证明办公室真正做了这项工作了呢?在文件传阅的过程中,都会有一张由综合办公室提供的传阅笺,在这张传阅笺上会烙印着所有经手领导及相关部门负责人的签名,也就是说,你签字了,我就干活了。

先不说这项制度体系是否官僚陈旧,但就从流程体系上来看,这项制度可以说是完美!!!但是,也出现一个问题,就是所有领导班子成员必须在传阅笺上全部会签完,这个文件传阅流程才算真正告一段落,如果其中有一位领导班子成员或者相应部门负责人因各种事物,没有在文件上签字,那这个文件就永远不能算是传阅完毕,那是否代表综合办公室没有完成工作呢?或者是这件事情就必须要暂时放下呢?……

另外,假设每个需要在文件传阅笺上签字的人员都能够及时在上面签字,在上级单位所下发文件数量很多的情况下,现有的的文件传阅流程就会瘫痪……因为,文件传阅流程有个不成文的规定,就是企业的总经理(或董事长)和书记必须亲阅,而有的文件内容只需分管该事物的副总经理签阅即可,但是在现有的国有企业文件传阅流程制度中却是不合规的……

而在西方企业中,文件传阅大部分使用无纸化的内部办公网络方式,文件在内网上传播,每个公司中的员工都有一个账号可以登录该系统,不同的级别只可以看到自己相应级别的文件信息,级别越高的人可以看到的信息越多和保密级别越高的信息,其负责接收外部信息,将信息转入公司内网以及将公司文件向外部相关单位转送的部门应该叫网络信息安全部,是一个整合了类似我国企业综合办公室部分职能和网络信息管理部门的职能,的一个特殊部门。

依托这样的信息传递模式,企业中的首席执行官(或者用我们的话叫一把手)和其副手(我们叫二把手),在我们这大概就是书记和董事长(或总经理),他们并不需要对每一份文件都必须亲阅签字,但是对每一份所下发的文件都必须亲自签字确认,这与我国有些不太一样。在西方企业的首席执行官大部分时间都不在公司中办公,而是到处视查或去其他相关公司谈生意,文案的事物都是交给行政秘书处理;而我国的公司一把手大部分时间都是在公司中阅读公文,或者是去上级事业管理局开会,然后回到公司中开会,而小部分时间才是与相关业务单位会面,因此,我国的国企负责人都很忙,但是嘛,这些国企的效益都不太好……

我国现在虽然在大部分国企中推行了OA办公系统,但是,因为目前大部分国企中的领导班子成员依然没有使用电脑跟网络的习惯,或者说他们根本就不会使用……因此,这套无纸化办公系统仅仅是个摆设……,依然还需要沿用旧式的文件传阅体系模式,再加上有些事业管理局(现在的某某集团有限公司)的政企分开工作并没有全部完成,处于半企业化和半政府部门的阶段(例如现在的天津市交通集团有限公司),也就是拿着企业上缴的盈利,养着一群没有政府编制的,却自认为是公务员身份的员工,在没有政府一分钱行政划拨款的情况下,依然学着政府部门的样子管理企业……,从而导致大部分国有企业的负责人有着看不完的文件,开不完的会议,表面上看他们非常忙,但是他们越忙,这些负责人所管理的企业的经济效益越差……

这里我个人严重鄙视连续转发的行为,也就是某某公司转发关于【《<……的通知>的通知》的通知】的通知,一件事情连续转发了三级,最后一级负责执行文件,但是上面的几级呢?没他们事情了吗?这个文件的要求有没有在上面的各层级得到有效的分解和消化?大部分没有吧……

不过这也和我国早期所运行的计划经济模式有关,高层管的过细、过死,不需要下面做任何改变,只要原原本本的执行就可以了,但是,高层制定的细化标准往往到基层就会出现很多不适用的情况,这时如果想再返回来就很费劲了……因此我们才会改革开放。但是,经济思维虽然变了,行政模式却依然没变……

针对现有国企的领导班子成员不会使用电脑,并能且很长时期不会有任何变化的情况,我建议修改我国的文书传阅体系的相关规定

鉴于现在大部分国企已经拥有OA办公内网系统,以及大部分拥有电子邮箱交流方式,现在大部分企业已经开始习惯直接接收或发放红头文件电子扫描件方式,或者是先传输电子文档后,再补上红头文件版本扫描件的方式,因此我建议作如下修改:

1、行政类红头文件传阅中不可以越级转发,但可以同级多方抄送。也就是说文件只是本一级与直接下一级、直接上一级和同级之间的文字信息载体。

2、行政类红头文件按照类别分(如安字、政字、财字、人字、资字),在传阅中无需再要求企业的总经理(董事长)和党委书记必须亲阅,只需要负责该领域的副总经理和相应部门的负责人签约即可,但是党字文必须全体领导班子成员亲阅并签字(也就是包括了董事长和党委书记)。

3、企业经理办公会为负责人各个领域的副总经理,汇总这段时间信息并拿出统一方案的场合,为决事宜可上升到董事会中讨论,而董事会未决事宜可上升至党委会讨论。

4、企业综合办公室负责按照文件的类型分发文件,并给接收到的文件进行编号存档,公司董事长或党委书记有权随时调阅任何一次所收文件的信息。

5、企业自己编制文件规定,对上级部门报送的正式文件由企业董事长签发;对企业内部及外部相关部门报送的行政类文件由企业总经理签发;党字文件由本企业党委书记签发;而专业领域文件则由负责该领域的副总经理签发即可(也就是除党字文和政字文以外的所有对内的文件)

这样理论上可以提高国有企业的行政效率,同时,由于文件传阅制度涉及到更高层级对领导干部的审查的原因,所以,该改动无法在国企内部这单一环节中实行,需要更高层级对整个行政体系的全盘调整。
建议:



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